Produktivität steigern am Arbeitsplatz

Ob im Großraumbüro oder im Home Office, das Problem mit zu wenig Produktivität kennen wir wohl alle. Dabei ist es unserer aller Ziel, unsere Produktivität zu steigern, indem wir am Morgen vernünftig ins Arbeiten kommen, uns nicht von jeder neu ankommenden Nachricht ablenken lassen und langfristige Aufgaben vorantreiben.

Wie ich produktiv bleibe, habe ich euch in den folgenden Zeilen zusammengefasst.

Self-Mastering

Zunächst einmal solltet ihr mit euch selbst beschäftigen:

Wie viel Schlaf braucht ihr eigentlich, um fit in den Tag zu starten? Wie sieht ein guter Start am Morgen aus, ruhig mit Kaffee oder energiegeladen mit einem HIT-Training? Seid ihr eher Eule oder Lerche? Da die meisten Arbeitgeber heutzutage flexible Zeiten anbieten, solltet ihr euren Tag so gestalten, dass ihr ausgeruht und motiviert loslegen könnt. Ich habe zum Beispiel mittlerweile festgestellt, dass 7,5 Stunden Schlaf für mich genau richtig sind. Das mag für andere viel sein, aber seitdem ich eingesehen habe, dass unter 7 Stunden bei mir gar nichts geht, plane ich meine Ruhezeit entsprechend und fühle mich so deutlich besser. Gleiches gilt für Sport: geht nur morgens, abends kann ich mich dazu generell nicht motivieren.

Seid ihr ready to work, fragt euch vorab: Was brauche ich beim produktiven Arbeiten in Reichweite? Habe ich genug zu Trinken in der Nähe? Welche Musik möchte ich zum Arbeiten hören? Lasst euch von solch räumlichen Gegebenheiten nicht direkt wieder rausreißen.

Zudem solltet ihr wissen, wann eure produktiven Phasen sind bzw. wann ihr die meiste Energie habt. Nutzt diese Zeit für wichtige Aufgaben. Plant Pausen und Meetings in euren „Downtimes“.

Den Überblick behalten

Manchen fällt es leichter, andere haben damit zu kämpfen: Den Überblick über ihre To Dos zu behalten. Tatsächlich gibt es nicht die eine „One fits all“-Lösung. Manche lieben es, ihre To Dos handschriftlich niederzuschreiben und Post-Its zu verteilen, andere haben ein digitales Notizbuch (z.B. Microsoft OneNote), Outlook-Themenblocker oder organisieren sich über Task-Management-Tools wie Trello. Wichtig ist hierbei: Ihr solltet in irgendeiner Form eine Übersicht all eurer Tasks haben und zudem mit einem Blick/Klick sehen können, welche davon mit Priorität zu behandeln sind. Es hilft, diese Liste mindestens zum Arbeitsstart sowie kurz vor Arbeitsende zu checken.

Planen & Priorisieren

Eine der größten Herausforderungen im Arbeitsleben ist, sich nicht von neu reinkommenden Aufgaben oder Meeting-Marathons aus dem Konzept bringen zu lassen. Wenn ihr alle kleinen, schnellen Aufgaben immer direkt erledigt, habt ihr am Ende zwar ein gutes Gefühl viel abgearbeitet zu haben, aber vermutlich Schwierigkeiten, langfristige Themen zu bearbeiten. Eine gute Planung ist das Schlüsselelement, um Produktivität zu steigern. Ein paar Anregungen:

• Nehmt euch Freitagabend Zeit, eure nächste Woche zu strukturieren, Termine vor Augen zu führen und priorisierte Aufgaben festzulegen. Euch sollte klar sein, wann eine Aufgabe eigentlich als erledigt gilt, wie viel Zeit ihr dafür in etwa benötigt und wie viel ihr investieren könnt. Um euch nicht zu übernehmen, teilt die Aufgaben in „Must-Have“ und „Nice to have“ ein. Streut dabei auch Aufgaben ein, die keine dringende Deadline haben, aber von euch vorangetrieben werden sollten. Hierbei könnt ihr euch an der Eisenhower-Matrix orientieren: Was ist wichtig und dringend, was ist wichtig und nicht dringend, was ist nicht wichtig, aber dringend? In dieser Reihenfolge solltet ihr vorgehen. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben könnt ihr streichen.
• Setzt euch mehrere Termine nah beieinander, statt sie lose über den Tag zu verteilen, um Freiräume fürs Abarbeiten zu schaffen. Wer immer zwischen Meetings steckt, hat keine Zeit, sich in etwas reinzufuchsen.
• Habt ihr generell zu viele Meetings, besteht auf eine Agenda, hinterfragt ihren Anlass – reicht nicht auch eine E-Mail – und führt „No Meeting Tage“ ein, die ihr konsequent einhaltet.
• Nehmt euch vor und nach Terminen kurz Zeit, um diese vorzubereiten und daraus ergebende To Dos direkt zu notieren oder weiterzugeben.
• Unterteilt langfristige Themen in Blöcke und verteilt diese in regelmäßigen Abständen auf euren Kalender.

Nicht stören lassen

Ihr habt euren „Langfristige Aufgaben“-Slot, werdet aber ständig abgelenkt? Ich kann euch folgende Methoden empfehlen:

• Aufgesetzte Kopfhörer oder (gern in Großraumbüro verwendete) Leucht- bzw. Ampelanzeigen machen deutlich, dass ihr euch konzentrieren möchtet – sollte euch trotzdem jemand ansprechen, seid beharrlich und reagiert nicht.
• Deaktivierte Push-Nachrichen und geschlossene Social-Media-, Chat- und E-Mail-Tools lassen euch digital in Ruhe.
• Eine „Beschäftigt“-Anzeige bei Teams und Skype zeigt euren Kolleg:innen, dass eure Reaktion länger auf sich warten lassen könnte, sodass ihr (erst recht) kein schlechtes Gewissen bei längeren Antwortzeiten haben braucht. Eine andere Möglichkeit ist, generell mit dem Team Reaktionszeiten für verschiedene Kommunikationsmittel (Whatsapp/SMS, E-Mail, Chat) auszumachen und sich so den Druck zu nehmen, ständig schnell auf alles antworten zu müssen.
• Wenn ihr regelmäßig planbare Zeiten für fokussiertes Arbeiten haben wollt, vereinbart mit dem Team sogenannte „Deep Work“-Phasen. Die zwei- bis dreistündigen Slots bekommt jede:r in den Kalender und in dieser Zeit besteht absolutes Kommunikationsverbot untereinander. Ausnahme: Ihr müsst etwas unbedingt und unter allen Umständen mit einem Team-Mitglied genau in der Zeit bearbeiten.

Merken, wenn ihr nicht weiterkommt

Manche Aufgaben lassen sich nicht alleine lösen. Vielleicht erreicht ihr bei einem der Tools nicht, was ihr euch vorgestellt habt, benötigt einen Denkanstoß oder braucht für regelmäßige Tätigkeiten ungewöhnlich viel Zeit. Dann fragt nach! Auch die Hilfe zur Selbsthilfe steigert die Produktivität.

Abgeben

Wenn ihr trotz allem nicht hinterherkommt, dann habt ihr schlichtweg zu viel auf dem Tisch. Lernt, zu delegieren! Es sollte euer Ziel sein, Teammitglieder so zu fördern, dass sie einen Großteil eurer Aufgaben übernehmen können. Manchmal ist es zudem wirtschaftlicher und effizienter, Aufgaben abzugeben, an Leute, die das Unternehmen weniger kosten oder eine Tätigkeit schneller und besser erledigen. Wenn weder ihr selbst noch das Team Kapazitäten für weitere Aufgaben haben, sagt auch mal „Nein“. Manchmal erledigen sich To Dos so ganz von alleine oder es wird zumindest die Priorisierung angepasst.

Habt ihr weitere Tipps?